A rotina de um profissional contábil é repleta de desafios, principalmente quando se trata de garantir que todos os processos fiscais sejam realizados de forma correta e dentro da legislação.
A emissão da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), que é fundamental para a documentação de transações comerciais, exige atenção aos detalhes para evitar erros que possam comprometer a regularidade fiscal e gerar custos inesperados.
Qualquer falha nesse processo pode resultar em multas, atrasos ou até mesmo problemas com a Receita Federal, prejudicando a imagem e a operação da empresa.
Neste artigo, vamos explorar os 5 erros mais comuns cometidos ao emitir a Nota Fiscal Eletrônica e fornecer orientações práticas sobre como evitá-los.
Continue lendo e confira!
1. Códigos fiscais errados
Um erro comum ao emitir a Nota Fiscal Eletrônica é o uso incorreto dos códigos fiscais, especialmente o Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP).
Esses códigos são essenciais para identificar a natureza da operação, como venda, devolução ou prestação de serviços, e, se preenchidos de maneira errada, podem comprometer a validade da NF-e, além de gerar inconsistências nos registros fiscais.
A utilização do CFOP incorreto pode resultar em tributação errada, com impactos diretos nas obrigações fiscais da empresa e até mesmo em autuações pela Receita Federal.
Para evitar esse erro, é fundamental que o profissional contábil esteja atento ao tipo de operação e à legislação vigente, garantindo que o código escolhido seja o mais adequado para a transação.
A melhor prática é consultar regularmente a tabela de CFOP, que é constantemente atualizada, e verificar se a operação realmente corresponde ao código informado na Nota Fiscal Eletrônica.
2. Erro no preenchimento da alíquota de ICMS
O preenchimento incorreto da alíquota de ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) pode ocorrer quando o profissional contábil seleciona a alíquota errada para a operação realizada, o que pode ser causado pela falta de conhecimento sobre a legislação estadual ou pela aplicação indevida de isenções e reduções.
A alíquota incorreta pode afetar o cálculo dos impostos, resultando em valores a pagar errados e até mesmo em autuações por parte da Receita Federal ou das Secretarias da Fazenda estaduais.
Para evitar esse erro, é fundamental que o contador esteja sempre atualizado quanto às alíquotas de ICMS aplicáveis em cada estado e tipo de operação.
A solução para esse problema é verificar minuciosamente a alíquota antes de emitir a Nota Fiscal Eletrônica, considerando o estado de origem e destino da mercadoria, a natureza da operação e a categoria tributária do contribuinte.
Caso a empresa tenha diferentes tipos de operações com alíquotas diferenciadas, é importante configurar corretamente o sistema de emissão da NF-e para que ele realize o cálculo de forma automatizada, minimizando o risco de erro humano.
3. Falta de dados sobre o transporte
A falta de dados sobre o transporte, informações essenciais para a correta validação do documento fiscal, também é um erro muito comum.
A NF-e deve incluir detalhes como o tipo de frete (por conta do destinatário, do remetente ou por conta de terceiros) e os dados do transportador, como o CNPJ, a placa do veículo e a quantidade de volumes.
A ausência dessas informações pode causar a rejeição da nota pelo sistema da Receita Federal, além de gerar dificuldades para o controle logístico da empresa e possíveis problemas em auditorias fiscais.
Para evitar esse erro, é fundamental garantir que todos os dados relacionados ao transporte sejam preenchidos corretamente na Nota Fiscal Eletrônica.
A solução é revisar cuidadosamente as informações de frete e transporte antes de emitir a NF-e, especialmente em transações que envolvem a entrega de mercadorias.
Caso o transporte seja realizado por terceiros, as informações do transportador devem ser fornecidas corretamente.
Além disso, muitas plataformas de emissão de NF-e possuem campos obrigatórios para o preenchimento desses dados, o que facilita o processo e assegura que a nota será validada corretamente.
4. Falta de documentação adicional
A falta de documentação adicional também é um erro frequente ao emitir a Nota Fiscal Eletrônica, especialmente em transações que envolvem mercadorias sujeitas a regimes especiais ou operações que exigem documentos complementares, como o Manifesto de Carga (MDFe) ou a Declaração de Importação.
Quando esses documentos não são incluídos, a NF-e pode ser rejeitada ou resultar em problemas fiscais e logísticos.
Esse erro é comum em operações que exigem a emissão de documentos de transporte, como no caso de produtos com regime de substituição tributária ou em transações intermunicipais e interestaduais que demandam especificidades.
Para evitar esse erro, é essencial que o profissional contábil compreenda as particularidades de cada operação e verifique se há a necessidade de documentação adicional ao emitir a Nota Fiscal Eletrônica.
A solução é realizar um checklist detalhado de todos os documentos obrigatórios que acompanham a mercadoria, garantindo que os campos da NF-e sejam preenchidos corretamente e que os documentos complementares sejam gerados ou anexados quando necessário.
Manter-se atualizado sobre as exigências fiscais de cada operação e utilizar sistemas de gestão que alertem sobre a necessidade de documentos adicionais pode ajudar a evitar esse tipo de erro e assegurar a conformidade fiscal da empresa.
5. NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) errado
O erro no preenchimento do NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) pode resultar em sérias implicações fiscais e tributárias.
O NCM é utilizado para identificar a mercadoria ou serviço e é fundamental para a correta aplicação de impostos, como o ICMS, IPI e o PIS/COFINS.
Quando o código NCM está errado, a empresa pode ser penalizada com multas, além de ter suas obrigações fiscais comprometidas, uma vez que o NCM incorreto pode gerar o recolhimento errado de tributos.
A solução para evitar esse erro é garantir que o código NCM esteja correto e corresponda exatamente à mercadoria ou serviço descrito na Nota Fiscal Eletrônica.
Para isso, é importante que o profissional contábil esteja familiarizado com a tabela NCM e consulte regularmente fontes atualizadas, como a legislação e a descrição detalhada dos produtos.
Além disso, utilizar sistemas de emissão de NF-e que façam validações automáticas do NCM, comparando-o com a descrição do produto, pode ajudar a minimizar o risco de erro e garantir a conformidade tributária.
Como a automação de lançamentos contábeis pode reduzir erros humanos?
A automação de lançamentos contábeis é uma estratégia poderosa para reduzir erros humanos, que são comuns em processos manuais e podem gerar complicações fiscais, como o preenchimento errado de tributos, a geração de Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) incorretas e problemas de conformidade tributária.
Com a automação, o risco de erros humanos diminui consideravelmente, visto que o processo de lançamento contábil passa a ser feito de maneira mais precisa e consistente.
Nesse sentido, oIntegrador Contábil da Fiscontech é uma solução que automatiza os lançamentos a partir dos dados das NF-e e outros documentos fiscais, garantindo que todas as informações sejam registradas corretamente e conforme as exigências fiscais.
Além disso, o uso da automação também reduz significativamente o tempo dedicado a processos manuais, aumentando a produtividade e a eficiência dos escritórios contábeis.
Assim, ao automatizar os lançamentos, os profissionais podem focar em tarefas de maior valor, como análise tributária e consultoria, enquanto o Integrador Contábil cuida dos detalhes operacionais.
Se você deseja otimizar os lançamentos contábeis no seu escritório e garantir mais eficiência, fale agora mesmo com um dos nossos especialistas e descubra como podemos ajudar sua empresa a crescer sem erros fiscais.
